Архівуй це! Пошта для роботи
Довгий час, вже після того, як електронна пошта стала одним із моїх основних інструментів роботи, я продовжував складувати всю пошту у вхідних, позначаючи важливі листи «зірочками», а листи, на які обов’язково потрібно відповісти (або які треба вдумливо почитати у спокійній обставині) — «Не прочитаними».

В інтерфейсі Gmail мене завжди заворожувала кнопка «архівувати». Я не розумів її призначення, думав, що це якийсь аналог кнопки «видалити», але не назавжди. Ще думав, що «архівовані» листи якось стискаються і потім не індексуються внутрішнім пошуком Gmail’a. Пізніше виявилося, що кнопка «архівувати» — одна з найкорисніших функцій електронної пошти. Вона прибирає листа з вхідних, не видаляючи його.
Відразу скажу, що даний матеріал швидше підійде тим, хто отримує в день 80-100 нових листів, і надсилає приблизно стільки ж.
Отже, уявімо, що папка «вхідні» у вашій електронній скриньці — робочий стіл (звичайний дерев’яний робочий стіл). Невидимий помічник кожної секунди кожного дня, цілодобово і навіть у вихідні може покласти на стіл новий лист. Коли у кілька десятків тисяч листів, що входять, — уявіть, як складно розібратися в тому, що нагромаджено на вашому столі.
Мистецтво роботи з електронною поштою та оптимізацією витрат свого часу полягає у навчанні себе та невидимого асистента працювати так, щоб на столі завжди лежало не більше 20 листів. Я давно привчив себе витрачати по 5 хвилин кожну робочу годину на розбір пошти. Цього достатньо, щоб не смикатися від кожного повідомлення про новий лист і не пропускати нічого важливого. Головне пам’ятати — ніколи не буває таких листів, на які відповісти із запізненням у 55 хвилин — надто пізно.
Вхідну пошту я, умовно, поділяю на шість типів:
- Лист, після прочитання якого потрібно виконати якісь дії.
- Лист, після прочитання якого потрібно виконати якісь дії та відповісти на нього.
- Лист, який містить важливу інформацію, але не вимагає дій чи відповіді.
- Лист, який містить разову інформацію — найчастіше якісь повідомлення.
- Листи-розсилки.
- Спам.
А ось простий чекліст, який дозволяє мені тримати стіл у чистоті:
- Новий лист — розсилання якогось інтернет-магазину/сервісу, на якому я зареєструвався та ніколи ним не користувався? Це розсилання мені не потрібне? Я шукаю кнопку відписатися і більше ніколи не отримую цих рекламних листів. Кнопки відписатися нема? Натискаю «в спам», і невидимий помічник одразу відправить новий лист від цього відправника на сміття.
- Новий лист містить інформацію, яка мені потрібна, але її достатньо взяти до відома і більше не повертатися до листа? Натискаю «архівувати». При необхідності я знайду листа через пошук, а у тих, хто входить до нього, лежати не потрібно.
- Новий лист — розсилка (як у п.1), але цього разу від тих, хто мені цікавий? Ознайомитись і видалити (або перейти за посиланнями у листі, і все одно видалити). Наступного разу я знову отримаю цю розсилку — може, буде щось важливіше для мене. Якщо більше ніж 3 рази такі розсилки будуть нецікавими, то дії як у п.1.
- Новий лист — важливий, вимагає дій від мене, але не вимагає відповіді? Залишаю у тих, що входять до тих пір, поки дії не будуть зроблені. Після цього — до архіву.
- Новий лист — важливий, потребує не лише дій, а й відповіді відправнику? Залишаю у вхідних і позначаю «зірочкою». З такими листами з вхідних слід розібратися насамперед. Після — до архіву.

При такому підході у вас завжди тільки прочитані листи, які, по суті, є завданнями. Аналог кнопки «завдання виконано» — кнопка «архівувати». Індикатор важливості та терміновості завдання — «зірочка».
Також я довгий час використовував складну багаторівневу систему «лейблів», навчаючи помічника розкладати пошту, що входить по папках, але цей варіант мені не підійшов.
По-перше, незважаючи на мітки листів, вони все одно складуються у вхідних.
По-друге, можна налаштувати автоматичну архівацію листів за певною міткою, але в такому разі — навіщо потрібні такі листи взагалі? Краще відписатися або відправити до спаму.
Ну а по-третє, розумний пошук у Gmail дозволяє знайти будь-який лист все одно швидше, ніж найрозгалуженіша система лейблів/міток.
А насамкінець — пара дрібних фіч, які дозволять заощадити трохи часу під час роботи з поштою:
У налаштуваннях потрібно вибрати «показувати кнопку ’надіслати та архівувати’». Таким чином, при відповіді на лист, який потрібно архівувати після цього — не потрібно витрачати додатковий час на архівацію. Після надсилання воно автоматично піде в архів.

Не потрібно вводити додаткову колірну диференціацію зірочок (хоча Gmail і дозволяє це зробити в налаштуваннях). Все одно, рано чи пізно, ви заплутаєтеся — що означає зелена зірочка, а синя. Це зайва інформація, яку не варто пам’ятати. Досить знати, що позначка зірочкою = важливий лист, який потрібно відповісти.

Якщо ви використовуєте більше ніж 1 електронну адресу (як я, я маю їх 5) — приєднайте їх усі до одного Gmail-акаунту. У налаштуваннях можна вибрати «відповідати з адреси, на яку надіслано листа», так що ви додатково убезпечите себе від ситуації, коли вам надіслано листа на одну адресу, а відповіли ви на нього з іншої.

Вимикайте чат у Gmail. Зведіть усі контакти до єдиного месенджера та телефону. Пошта для пошти.

В закладці «labs» є крутий функціонал, який неодноразово рятував мене (і, як виявилося, далеко не всі про нього знають). Називається він «Undo Send» і дозволяє скасувати відправлення листа ще протягом 5 секунд після відправки. Тобто замість крику «АААААААААА» потрібно спокійно натиснути «скасування відправки» — відредагувати лист і відправити його (або зовсім видалити).

Крутой рассказ. Спасибо.
И вам спасибо, что прочитали.
Узнала, что такое архив. Возможно, попробую воспользоваться им.
Вообще, алгоритм пользования почтой у меня почти такой же за исключением того, что я насоздавала некоторое количество правил, маркирующих определённые письма лейблами и складирующих их в соответствующие папки со своей иерархией по смыслу. Плюс некоторые письма помечаю ими вручную. Поиск — это хорошо, но для группы часто просматриваемых писем удобнее пользоваться готовыми маркерами.
Конечно, все советы абсолютно не универсальные =)
У моей входящей корреспонденции такая специфика, что сколько правил не создавай — всё равно будет часть почты (весьма внушительная часть), для которой правила эти работать не будут. И тут уж либо каждый раз создавать новые правила, либо забить на это и использовать поиск.
У меня парочка лейблов тоже есть, но они, скорее, для красоты (просто разделяю почту на рабочую и личную, в зависимости от того, на какой из моих ящиков пришло письмо).
Рад, что помог узнать что-то новое =)