Долгое время, уже после того, как электронная почта стала одним из моих основных инструментов работы, я продолжал складировать всю почту во входящих, помечая важные письма «звездочками», а письма, на которые обязательно нужно ответить (или которые надо вдумчиво почитать в спокойной обстановке) — «не прочитанными».

В интерфейсе Gmail меня всегда завораживала кнопка «архивировать». Я не понимал её назначения, думал, что это какой-то аналог кнопки «удалить», но не навсегда. Еще думал, что «архивированные» письма как-то сжимаются и потом не индексируются внутренним поиском Gmail’a...

Позже оказалось, что кнопка «архивировать» — одна из самых полезных функций электронной почты. Она убирает письмо из входящих, не удаляя его.

⌘⌘⌘

Сразу скажу, что данный материал скорее подойдет тем, кто получает в день 80-100 новых писем, и отправляет примерно столько-же.

Итак, представим, что папка «входящие» в вашем электронном ящике - рабочий стол (обычный деревянный рабочий стол). Невидимый ассистент каждую секунду каждого дня, круглосуточно и даже на выходных может положить на стол новое письмо. Когда во входящих несколько десятков тысяч писем — представьте, как сложно разобраться в том, что нагромождено на вашем столе.

Искусство работы с электронной почтой и оптимизацией трат своего времени состоит в обучении и себя и невидимого ассистента работать так, чтобы на столе всегда лежало не более 20 писем.

Я давно приучил себя тратить по 5 минут каждый рабочий час на разбор почты. Этого достаточно, чтобы не дергаться от каждого уведомления о новом письме и при этом не пропускать ничего важного. Главное помнить — никогда не бывает таких писем, на которые ответить с опозданием в 55 минут — слишком поздно.

Входящую почту я, условно, разделяю на шесть типов:

1. Письмо, после прочтения которого нужно выполнить какие-то действия.
2. Письмо, после прочтения которого нужно выполнить какие-то действия и ответить на него.
3. Письмо, которое содержит важную информацию, но не требует действий или ответа.
4. Письмо, которое содержит разовую информацию — чаще всего, какие-то уведомления.
5. Письма-рассылки.
6. Спам.

А вот простой чеклист, который позволяет мне держать стол в чистоте:

1. Новое письмо — рассылка какого-то интернет-магазина/сервиса, на котором я зарегистрировался и никогда им не пользовался? Эта рассылка мне не нужна? Я ищу кнопку отписаться и больше никогда не получаю этих рекламных писем. Кнопки отписаться нет? Нажимаю «в спам», и невидимый помощник сразу отправит новое письмо от этого отправителя в мусор.
2. Новое письмо содержит информацию, которая мне нужна, но её достаточно принять к сведению и больше не возвращаться к письму?  Нажимаю «архивировать». При необходимости я найду письмо через поиск, а во входящих ему лежать не нужно.
3. Новое письмо — рассылка (как в п.1), но в этот раз от тех, кто мне интересен? Ознакомиться и удалить (или перейти по ссылкам в письме, и всё равно удалить). В следующий раз я снова получу эту рассылку — может быть будет что-то более важное для меня. Если больше 3 раз такие рассылки будут безынтересными, то действия как в п.1.
4. Новое письмо — важное, требует действий от меня, но не требует ответа? Оставляю во входящих до тех пор, пока действия не будут произведены. После этого — в архив.
5. Новое письмо — важное, требует не только действий, но и ответа отправителю? Оставляю во входящих и помечаю «звездочкой». С такими письмами из входящих нужно разобраться в первую очередь. После — в архив.

При таком подходе во входящих у вас всегда только прочитанные письма, которые, по сути, являются задачами. Аналог кнопки «задача выполнена» — кнопка «архивировать». Индикатор важности и срочности задачи — «звёздочка».

⌘⌘⌘

Я долгое время использовал сложную многоуровневую систему «лейблов», обучая помощника раскладывать входящую почту по папкам, но этот вариант мне не подошел. 

Во-первых, не смотря на метки писем, они все всё равно складируются во входящих. 

Во вторых, можно настроить автоматическую архивацию писем по определенной метке, но в таком случае — зачем нужны такие письма вообще? Лучше отписаться или отправить в спам. 

Ну а в третьих, умный поиск в Gmail позволяет найти любое письмо всё равно быстрее, чем самая разветвленная система «лейблов»/меток.

⌘⌘⌘

Напоследок — пара мелких фич, которые позволят сэкономить немного времени при работе с почтой:

• В настройках нужно выбрать «показывать кнопку ‘отправить и архивировать’». Таким образом, при ответе на письмо, которое нужно после архивировать — не нужно тратить дополнительное время на архивацию. После отправки оно автоматически уйдет в архив.

• Не нужно вводить дополнительную цветовую дифференциацию «звездочек» (хоть Gmail и позволяет это сделать в настройках). Всё равно, рано или поздно, вы запутаетесь — что значит зеленая звездочка, а что синяя. Это лишняя информация, которую не стоит держать в памяти. Достаточно знать, что отметка «звездочкой» = важное письмо, на которое нужно ответить.

• Если вы используете больше 1 электронного адреса (как я, у меня их 5) — подключите их все к одному Gmail-аккаунту. В настройках можно выбрать «отвечать с адреса, на который отправлено письмо», так что вы дополнительно обезопасите себя от ситуации, когда вам отправлено письмо на один адрес, а ответили вы на него с другого.

• Выключайте чат в Gmail. Сведите все контакты к единому мессенджеру и телефону. Почта для почты.

• В закладке «labs» есть крутой функционал, который не раз спасал меня (и, как оказалось, далеко не все о нём знают). Называется он «Undo Send» и позволяет отменить отправку письма еще в течении 5 секунд после отправки. То есть, вместо крика «АААААААААА» нужно спокойно нажать «отмена отправки» — отредактировать письмо и отправить его (или вовсе удалить).

⌘⌘⌘

Вот и всё на сегодня. Я специально не касался темы сторонних плагинов для Google Chrome, изменяющих или дополняющих интерфейс Gmail. Для этого будет отдельный пост.

А если у вас есть какие-то вопросы и предложение по поводу оптимизации работы с электронной почтой — добро пожаловать в комментарии.