Довгий час, вже після того, як електронна пошта стала одним із моїх основних інструментів роботи, я продовжував складувати всю пошту у вхідних, позначаючи важливі листи «зірочками», а листи, на які обов’язково потрібно відповісти (або які треба вдумливо почитати у спокійній обставині) — «Не прочитаними».

В інтерфейсі Gmail мене завжди заворожувала кнопка «архівувати». Я не розумів її призначення, думав, що це якийсь аналог кнопки «видалити», але не назавжди. Ще думав, що «архівовані» листи якось стискаються і потім не індексуються внутрішнім пошуком Gmail’a. Пізніше виявилося, що кнопка «архівувати» — одна з найкорисніших функцій електронної пошти. Вона прибирає листа з вхідних, не видаляючи його.

Відразу скажу, що даний матеріал швидше підійде тим, хто отримує в день 80-100 нових листів, і надсилає приблизно стільки ж.

Отже, уявімо, що папка «вхідні» у вашій електронній скриньці — робочий стіл (звичайний дерев’яний робочий стіл). Невидимий помічник кожної секунди кожного дня, цілодобово і навіть у вихідні може покласти на стіл новий лист. Коли у кілька десятків тисяч листів, що входять, — уявіть, як складно розібратися в тому, що нагромаджено на вашому столі.

Мистецтво роботи з електронною поштою та оптимізацією витрат свого часу полягає у навчанні себе та невидимого асистента працювати так, щоб на столі завжди лежало не більше 20 листів. Я давно привчив себе витрачати по 5 хвилин кожну робочу годину на розбір пошти. Цього достатньо, щоб не смикатися від кожного повідомлення про новий лист і не пропускати нічого важливого. Головне пам’ятати — ніколи не буває таких листів, на які відповісти із запізненням у 55 хвилин — надто пізно.

Вхідну пошту я, умовно, поділяю на шість типів:

1. Лист, після прочитання якого потрібно виконати якісь дії.
2. Лист, після прочитання якого потрібно виконати якісь дії та відповісти на нього.
3. Лист, який містить важливу інформацію, але не вимагає дій чи відповіді.
4. Лист, який містить разову інформацію — найчастіше якісь повідомлення.
5. Листи-розсилки.
6. Спам.

А ось простий чекліст, який дозволяє мені тримати стіл у чистоті:

1. Новий лист — розсилання якогось інтернет-магазину/сервісу, на якому я зареєструвався та ніколи ним не користувався? Це розсилання мені не потрібне? Я шукаю кнопку відписатися і більше ніколи не отримую цих рекламних листів. Кнопки відписатися нема? Натискаю «в спам», і невидимий помічник одразу відправить новий лист від цього відправника на сміття.

2. Новий лист містить інформацію, яка мені потрібна, але її достатньо взяти до відома і більше не повертатися до листа? Натискаю «архівувати». При необхідності я знайду листа через пошук, а у тих, хто входить до нього, лежати не потрібно.

3. Новий лист — розсилка (як у п.1), але цього разу від тих, хто мені цікавий? Ознайомитись і видалити (або перейти за посиланнями у листі, і все одно видалити). Наступного разу я знову отримаю цю розсилку — може, буде щось важливіше для мене. Якщо більше ніж 3 рази такі розсилки будуть нецікавими, то дії як у п.1.

4. Новий лист — важливий, вимагає дій від мене, але не вимагає відповіді? Залишаю у тих, що входять до тих пір, поки дії не будуть зроблені. Після цього — до архіву.

5. Новий лист — важливий, потребує не лише дій, а й відповіді відправнику? Залишаю у вхідних і позначаю «зірочкою». З такими листами з вхідних слід розібратися насамперед. Після — до архіву.

При такому підході у вас завжди тільки прочитані листи, які, по суті, є завданнями. Аналог кнопки «завдання виконано» — кнопка «архівувати». Індикатор важливості та терміновості завдання — «зірочка».

Також я довгий час використовував складну багаторівневу систему «лейблів», навчаючи помічника розкладати пошту, що входить по папках, але цей варіант мені не підійшов.

По-перше, незважаючи на мітки листів, вони все одно складуються у вхідних.

По-друге, можна налаштувати автоматичну архівацію листів за певною міткою, але в такому разі — навіщо потрібні такі листи взагалі? Краще відписатися або відправити до спаму.

Ну а по-третє, розумний пошук у Gmail дозволяє знайти будь-який лист все одно швидше, ніж найрозгалуженіша система лейблів/міток.

А насамкінець — пара дрібних фіч, які дозволять заощадити трохи часу під час роботи з поштою:

У налаштуваннях потрібно вибрати «показувати кнопку ’надіслати та архівувати’». Таким чином, при відповіді на лист, який потрібно архівувати після цього — не потрібно витрачати додатковий час на архівацію. Після надсилання воно автоматично піде в архів.

Не потрібно вводити додаткову колірну диференціацію зірочок (хоча Gmail і дозволяє це зробити в налаштуваннях). Все одно, рано чи пізно, ви заплутаєтеся — що означає зелена зірочка, а синя. Це зайва інформація, яку не варто пам’ятати. Досить знати, що позначка зірочкою = важливий лист, який потрібно відповісти.

Якщо ви використовуєте більше ніж 1 електронну адресу (як я, я маю їх 5) — приєднайте їх усі до одного Gmail-акаунту. У налаштуваннях можна вибрати «відповідати з адреси, на яку надіслано листа», так що ви додатково убезпечите себе від ситуації, коли вам надіслано листа на одну адресу, а відповіли ви на нього з іншої.

Вимикайте чат у Gmail. Зведіть усі контакти до єдиного месенджера та телефону. Пошта для пошти.

В закладці «labs» є крутий функціонал, який неодноразово рятував мене (і, як виявилося, далеко не всі про нього знають). Називається він «Undo Send» і дозволяє скасувати відправлення листа ще протягом 5 секунд після відправки. Тобто замість крику «АААААААААА» потрібно спокійно натиснути «скасування відправки» — відредагувати лист і відправити його (або зовсім видалити).