⌘8. Inbox Zero

Я дуже люблю системність, чіткість, організованість та чистоту в роботі.

У давні часи оффлайн-файлів я витрачав купу часу на організацію та підтримку дуже чіткої структури зберігання даних на диску. Музика в окремій папці, окрема папка кожного виконавця, окрема кожен альбом, файли названі у форматі «номер треку — назва пісні».

І зараз я дуже уважно ставлюся до порядку в онлайн-сховищах. Наприклад, у Google Drive всі мої сотні документів, таблиць та презентацій розкладені за папками та підпапками з простою та зрозумілою структурою.

Це ставлення я використовую і в роботі з поштою — важливим інструментом, користь від якого легко нівелювати, якщо постійно не підтримувати порядок.

Я вже писав, що у роботі з поштою дуже уважно ставлюся до розсилок від сервісів — відписуюсь від усіх, хто не потрібен, а всіх, хто потрібен, групую в один лист-дайджест через unroll.me.

За допомогою фільтрів я автоматично сортую листи, на які не потрібно відповідати, але які обов’язково потрібно прочитати — наприклад, щоденні звіти по cash flow або повідомлення про появу нових клієнтів.

Через сім абзаців передмови я дістався до суті — inbox zero. Сенс такого підходу полягає в роботі з усією вхідною поштою за простими правилами:

  1. Папка “вхідні” та папка “вся пошта” — це не одне й те саме. У вхідних повинні лежати лише листи, із якими потрібно зробити якісь дії (подумати, відповісти, поставити завдання).
  1. Найважливіша кнопка — «архівувати лист». Ця кнопка прибирає листа з вхідних, але не видаляє його. Вся пошта зберігається у папці «вся пошта» (шокує, правда?).
  1. Щоб розподіляти за пріоритетом листи до вхідних (якщо їх накопичилося понад 10 штук) — можна використовувати позначку зірочкою.
  1. Алгоритм роботи з поштою для підтримки inbox zero після прочитання нового листа:

— Цей лист несе хоч якусь цінність?
Якщо ні — видалити.

— На цей лист взагалі потрібно відповідати?
Якщо ні — архівувати.

— На цей лист можна відповісти за 1 хвилину?
Якщо ні — залишити у вхідних.

— Це важливий лист, на який потрібно відповісти насамперед?
Якщо так — помітити зірочкою.

Такий простий підхід дозволяє працювати з поштою як з менеджером завдань, не витрачати увагу на непотрібну інформацію, економити час, швидко відповідати та дійти до inbox zero.

І на солодке: лайфхак для тих, хто використовує gmail:

Підписатися у Telegram

Надіслати
 6   1 міс   Sad But True   лайфхаки