⌘61. Пошта для роботи

Судячи з фідбеку, прості лайфхаки виявилися корисними, так що сьогодні ще один, цього разу про те, як я працюю з поштою.

Вже понад 15 років я використовую Gmail для всього листування і довгий час я використовував його також, як більшість — залишав листи у вхідних, використовував позначки зірочками та «непрочитаними», щоб не пропустити важливе. А потім я відкрив для себе чарівну кнопку «архівувати».

Це одна з найзручніших функцій електронної пошти, адже вона прибирає листа з вхідних, не видаляючи його і, якщо ти не використовуєш архівацію листів — дочитай (цей великий) пост до кінця.

Дуже важливий відступ: логіка роботи електронної пошти — це не поштова скринька, це робочий стіл, на який тобі приносять листи.

Якщо не прибирати листи з робочого столу в папки/скриньки, то дуже скоро ти опинишся в тій самій ситуації, в якій і зараз перебуваєш зі своєю поштовою скринькою: корисні, марні, які потребують відповіді та важливі листи будуть змішані в одну купу.

Маркер проблеми: якщо в тебе в папці «вхідні» понад 20 листів, то час знайти годину вільного часу і розібрати папку — видалити непотрібне, архівувати потрібне, відповісти на важливе.

Архівовані листи нікуди не зникають, вони йдуть до папки «All mail» і доступні там у будь-який час.

Отже, я поділяю всю вхідну пошту на 6 типів дій:

  1. Лист, після прочитання якого потрібно виконати якісь дії, але відповідати не потрібно. Я намагаюся або відразу виконати потрібну дію і потім архівувати листа, або залишаю у вхідних і роблю тоді, коли є час.
  1. Лист, після прочитання якого потрібно виконати якісь дії та відповісти на нього. Такий лист залишається у вхідних найдовше. Відповідаючи на нього я натискаю не кнопку «надіслати», а чарівну «надіслати і архівувати» (включається тут ).
  1. Лист, який містить важливу інформацію, але не вимагає дій чи відповіді. Цей лист одразу архівується (ось такою гарною кнопкою). І, у разі потреби, легко джимейлиться через пошук за будь-якими ключовими словами.
  1. Лист, який містить разову інформацію — найчастіше, якісь повідомлення. Такі листи просто видаляю після прочитання (іноді відразу після прочитання заголовка).
  1. Листи-розсилки. Раніше я їх збирав, ділив на корисні та марні, але потім перейшов на unroll.me (про який я вже раніше кілька разів згадував) — там у мене дайджест потрібних розсилок, а від решти я відписуюсь одразу.
  1. Спам. Тут ти сам знаєш, що робити. Так от, при такому підході у вхідних у тебе завжди лише прочитані листи, які, по суті, є завданнями: якщо лист лежить у вхідних, то тобі треба щось з ним робити (я отримую на день близько 120-150 листів, і у вхідних на момент написання посту у мене 3 листи. Аналог кнопки «завдання виконано» — кнопка «архівувати». Індикатор важливості/терміновості/пріоритетності завдання — зірочка.

Наприкінці зазначу, що я перепробував безліч різних підходів до роботи з поштою, і різні типи «зірочок», і складну систему «лейблів», і автосценарії розбивки по типових папках — жоден з них не став зручнішим, ніж архівація та чиста папка вхідних.

Підписатися у Telegram

Надіслати
 8   1 міс   Sad But True   лайфхаки