⌘141. Ultimate Inbox Zero Workflow

Рівно два роки тому я розповідав про свій підхід до inbox zero, але за цей час стільки всього змінилося (у тому числі й у технологіях), що сьогодні я вирішив розповісти про те, чого ти з 99% ймовірністю навіть не підозрював про можливості пошти від Google у веб-версії.

Нижче я розповім, як перетворити твій забитий листами інбокс на  таку зручну систему. Цікаво?

Спочатку налаштуємо зовнішній вигляд та управління:

  1. Заходь у налаштування Gmail, обирай вкладку Advanced, вмикай опцію Auto-advance та збережи зміни.
  1. Повертайся в налаштування і на вкладці General побачиш, що з’явився розділ Auto-advance, де обери Go to the next (newer) conversation.
  1. Прокрути трохи нижче та переконайся, що включені keyboard shortcuts.
  1. Переходь на вкладку Chat and Meet, вмикай Google Chat, його розташування та Meet. Збережи зміни.
  1. Якщо до цього ти не включав новий вид Gmail, то повертайся в налаштування на вкладку General, виберіть новий вид пошти та збережи зміни.
    Тепер перейдемо до налаштування ярликів:
  1. У налаштуваннях виберіть вкладку Labels і внизу натисніть Create new label. Тут створи три нові ярлики: Follow Up, Waiting та Read Through.
    Ці три ярлики — реальна причина, чому взагалі існує підхід inbox zero.
    Адже всі корисні листи у світі можна розділити лише на три групи: дія потрібна від тебе, дія потрібна від когось іншого та листи з корисною інформацією. Всі інші листи можна архівувати, заглушувати чи просто видаляти.
  1. У тій ж вкладці відключи видимість всіх категорій, вони тільки заважатимуть.
  1. На вкладці Inbox увімкни Multiple inboxes і заповни поля search query та  section name (імена можеш писати будь-які будуть зручні):
    8.1. Section 1: l:follow-up
    8.2. Section 2: l:waiting
    8.3. Section 3: l:read-through
  1. Тут же обери — показувати 10 переписок, розміщення праворуч та вимкнути маркери. Збережи зміни.
  1. Щоб було ще красивіше — на головній можна задати кольори ярликам, наприклад: червоний для фоллоу-ап, зелений для читання та жовтий для очікування.

Повернувшись на головну Gmail, вже можна побачити, як все змінилося.

Обов’язково пам’ятай про перше правило inbox zero та взагалі роботи з поштою — у списку нових листів ти завжди йдеш знизу нагору.

Тепер, відкриваючи кожен новий лист, у тебе є набір дій, які незабаром стануть автоматичними:

  1. Сміття чи важливо? Сміття видаляємо, важливо читаємо.
  1. Залежно від дій, які ми обговорили в п.6 налаштувань, нам потрібно визначитися, який із типів важливих листів перед нами: потрібно відповісти, почекати відповіді або почитати уважно пізніше.
    У будь-якому випадку нам треба застосувати один з трьох ярликів і архівувати лист (щоб прибрати його з вхідних).
    Можна натиснути кнопку вибору ярлика і вказати потрібний, можна натиснути шорткат L і потім архівувати, а можна натиснути шорткат V, який автоматично архівує лист після вибору ярлика.
  1. Після того, як ти відповів/почекав/почитав зазначений лист — просто видаляєш ярлик і лист йде до архіву, звільняючи місце на головній.

Що ж тепер робити?

Пройдися листами до тих, що входять за останні 3-4 тижні і відзнач відповідними ярликами потрібні листування. Як тільки це буде готово — вибери всі листи у вхідних і  заархівуй їх (не переймайся, їх завжди можна знайти у вкладці all emails або через пошук).

Ну і все, насолоджуйся магією :)

Підписатися у Telegram

Надіслати
 4   21 д   Sad But True   лайфхаки